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星期二, 10月 29, 2013

Mind Like Water境界的時間管理 Part 1 - GTD方法論

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標題看起來還滿虎爛的,“Mind Like Water境界的時間管理 Part 1 - GTD方法篇 ”?

首先容小弟說明一下,多年以來小弟嘗試運用各種方法論和工具來管理自己的生活和時間,其中跌跌撞撞的過程在此也不好意思拿出來炫耀。

一直到了2001年開始接觸David Allen的Getting Things Done (GTD),時間管理的系統才逐漸穩定下來。花了這麼多的時間,不代表小弟資格老,而是代表 小弟還蠻笨的 時間管理從方法論到個人的實踐,其實還有很大的落差,並不是那麼容易建立起來。GTD的作者自己都說,如果你很行,也還是需要兩年才可以把這套方法運用地很好。

這幾天突發奇想,如果小弟將自己微調過的“時間管理系統”寫出來雖然很有可能貽笑大方,但是小弟初衷還是著重在拋磚引玉,說不定可以讓有興趣的讀者避開不少冤枉路,如果還能更進一步腦力激盪,相互交流,那更是求之不得了。

小弟準備對時間管理這個大題目寫一個系列的文章,第一篇就從GTD的心法開始吧。

什麼是Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done是David Allen先生在2001年出版的第一本書,這本書將David Allen對於時間管理方法作出清晰的說明,由於David Allen的方法很快地被接受而且廣為流傳,大家習慣用這本書名,GTD,來指稱他的時間管理方法,雖然後來David Allen陸續對於時間管理這個課題寫了兩本書。

Getting Things Done

GTD有什麼特色?也許你會問,坊間這麼多的時間管理方法和專家,GTD為什麼會獨樹一格?

好問題,回答這個問題之前,小弟先介紹一個 GTD的核心概念:Mind Like Water (心靈若水)。

這個概念來自於空手道,Mind Like Water (心靈若水)是面對對手的心理狀態。

它的第一層意思,是說面對挑戰時,應該像靜止的水面一樣冷靜。

第二層的意義,Mind Like Water (心靈若水)時,內心就像水面正確無誤地反映出周圍物體的影像。如果內心一直保持著這種狀態,所有周遭人事物的變動(物理上和心理上),會即時而且正確地反映在我們的內心。而我們採取的回應,無論是攻擊或防守,都會是恰到好處。


最有名的是1971年李小龍接受美國電視節目專訪時說到:

“Empty your mind, be formless. Shapeless, like water.
If you put water into a cup, it becomes the cup.
You put water into a bottle and it becomes the bottle.
You put it in a teapot it becomes the teapot.
Now, water can flow or it can crash. Be water my friend.”
放空你的心,沒有形式,沒有形狀,就像水一樣。
如果你把水倒進杯子,它就變成杯子;
倒進瓶子,它就變成瓶子;
倒進茶壺,它就變成茶壺。
所以,水可以流動,也可以破壞。學習水的精神吧,我的朋友。
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追求內心的平靜和放空,迅速而且恰如其分的回應工作或個人生活的事件。這就是GTD想要達到的境界。

掌握了這個概念,大概對於GTD的心法就有一定的理解了。

因此,David Allen非常強調保留個人的Psychic Space (心靈空間),簡單的說,就是讓頭腦放空,專注在決策和思考,不要拿它來當記憶的工具,特別是記憶待辦事項。因為這些瑣事壓縮了Psychic Space (心靈空間),還造成莫名的焦慮感。所以GTD強調養成將所有想法寫下來的習慣。

接著GTD運用一套5個步驟的流程,將蒐集而來的想法,轉化為待辦事項,事件,也許以後(Someday/Maybe), 或者是參考文件(Reference)。詳情可以到網上古狗或閱讀原作。

如果用幾句話來描述GTD,你會怎麼說?

把兩本書的內容濃縮成幾句話,其實是不可能,也難免有褻瀆原作的嫌疑。但是,小弟認為GTD的精華在於處理事務的流程。如果用白話文來說,這個流程就是:
1. 建立隨時寫下來的習慣,即使是靈光乍現或不成熟的想法
2. 因此,你必須有隨時寫下來的工具,把它當作可信賴的inbox (收件箱)
3. 隔一段時間就整理收件箱中的想法
4. 將寫下來的想法轉換成待辦事項,
5. 如果兩分鐘以內就可以做完,立刻做。
6. 如果一件事情需要多個以上的步驟才能完成,這就是一個專案。先將第一步的待辦事項寫下。一個待辦事項必須具有的屬性:context (場合), due date (期限),主詞,對象,行動
7. 如果待辦事項有固定的發生時間,記錄在行事曆上。
8. 時常檢視行事曆,待辦事項列表,收件箱,隨時根據自己的狀況來調整待辦事項。
9. 你可以用紙筆,也可以用電腦或手機來建立你的系統
(還是很多句話,但是小弟真的盡力了)

星期一, 8月 06, 2012

“與成功有約 - 高效能人士的七個習慣”的作者 - 史蒂芬.柯維 (Stephen Covey)過世

Stephen Covey Wisdom2 七月十六日看到史蒂芬柯維(Stephen Covey)過世的新聞,心中著實一驚,這位寫下“與成功有約”(7 Habits of Highly Effective People),"與時間有約“(First Thing First)的作家,時間管理顧問,演說家,在今年三月騎自行車發生意外,一直沒有痊癒,直到最近顱內出血引發併發症,不幸辭世。 


作為一本個人時間管理的書籍,Covey的書和坊間充斥的時間管理有很大的不同。一般時間管理的方法強調在技巧和安排代辦事項的優先順序,從而達到有效率的時間管理。Covey在他的作品中,強調的是確定每個人生命中的羅盤,由這個終極的方向儀來指引我們生活中的優先次序。簡單來說,Covey要我們先認清自己扮演角色的原則和目標,綱舉目張,事項的重要性和急切性自然浮現,時間管理就變成運用有限的資源來完成我們的原則和目標的一個任務。 


如何釐清我們自己的角色,原則,和目標? Covey在書中描述透過mission statement等方法來定義角色和目標。這是一件高度自省的工作,作者自己都承認,完成mission statement需要六個月以上的時間。的確不太容易做到。然而,在今天這個忙碌的社會裡,各種人事物在競逐我們的注意力和時間,如果沒有清晰的羅盤,一個人就會像是一艘迷航的船隻,隨波逐流。 在“7 Habits of the Highly Successful People", Covey舉出了著名的七項高效能人士特質:

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除了這七項特質之外,Covey運用了管理顧問常用的BCG 2x2 矩陣,點出每件事物的重要性和急迫性的關係: Screen Shot 2012 08 07 at 12 52 04 AM 

我們的時間應該大部分專注在象限一和二,尤其是象限二。小弟喜歡稱它為Q2,Q2代表防範於未然,代表從容行事,行雲流水,就不會像是無頭蒼蠅。


象限三代表的是無關緊要的事物,要嘛完全不做,要不就是運用零碎的時間來做,基本上不能成為我們時間的中心。象限四則是典型的救火工作,做多了只有瞎忙。 


小弟在1990年代初期,開始接觸Covey的作品,我的指導教授還為我們這些研究生舉辦“7 Habits"的讀書會。在往後的幾年之內,從一開始的紙筆工具,Microsoft Schedule+ (還有人記得這個軟體嗎?),到90年末期開始運用Palm這類PDA工具,Covey的方法成為小弟生活上管理時間的唯一指導。2000年以後,小弟逐漸採用David Allen的Getting Things Done (GTD) 的方法,Covey的方法也逐漸淡出。


為什麼?


 我想答案是實用上的難易度。Covey的方法是一種由上而下的規劃過程,每週的時間安排和代辦事項的優先次序,必須回歸到角色和目標的定義。這樣的過程對於中長期的計劃有其必要性,但是對於日常雞毛蒜皮的例行事務來說,確有極大的不便。比方說,”下星期老媽的生日我要在餐廳慶祝,這星期要提早訂位“這樣的事項,不必想太多,做了就是,而且是想到就快做,別問我這件事在“兒子”的這個角色中的重要性和急迫性,我回答這個問題的時間早就可以訂好位子。諸如此類的事項,其實在小弟的生活中還比較常遇到,因此David Allen的GTD方法很快地就吸引我了。而且,GTD在智能手機上的應用,也比較直觀,我在iphone, blakcberry上的Todomatrix都有滿意的結果。有空我再寫一篇GTD的介紹。 


Covey是一個虔誠的摩門教徒,從他的著作中不難嗅出宗教的影響。從原則,目標到個人重生等課題所展開的個人管理術,使得他的論述成為管理學中一個重要的影響。 


斯人遠矣,典型在夙昔。Thank you, Stephen.